Die 7 besten Zeiterfassungs-Apps für Selbstständige auf dem iPhone: jede Stunde erfasst, jede Stunde abgerechnet
Wer nach Stunden abrechnet, verliert Geld an zwei Stellen: an der Stunde, die nie erfasst wurde, und an der erfassten Stunde, die nie auf einer Rechnung landete. Ob Sie Übersetzerin, Programmierer, Hausmeisterservice oder Coach sind, das Muster ist dasselbe. Die richtige App startet mit einem Tipp, ordnet die Zeit dem richtigen Kunden zu und macht am Monatsende daraus eine Rechnung oder zumindest einen sauberen Stundennachweis.
Im Sommer 2026, kurz nach der Rückkehr in den Store, schrieb ein Nutzer, er verwende die App seit fünfzehn Jahren, und das Lästigste an seinen Tagen sei damit fast angenehm geworden. Ich habe die erste Version 2008 auf einem iPod Touch geschrieben, sie verschickte eine Excel-Tabelle per E-Mail. Dass jemand fünfzehn Jahre dabeibleibt, sagt weniger über Funktionen als über Gewohnheit: Eine Zeiterfassung wird nur benutzt, wenn sie nicht stört.
Dieser Ratgeber ist der allgemeine Fall, für alle, die ihre Zeit verkaufen: Freiberufler, Selbstständige, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Dienstleister mit wenigen Stammkunden. Für einzelne Berufe gibt es eigene Ratgeber mit anderen Wettbewerbern, sie sind unten verlinkt.
Meine zwei Regeln: Alle Sternzahlen sind die des deutschen App Store vom 15. Oktober 2026, und die App auf Platz 1 ist meine eigene. Wo eine andere besser passt, steht das ausdrücklich da.
So habe ich sortiert
Ich habe danach sortiert, was zwischen dem ersten Tipp am Morgen und der bezahlten Rechnung passiert.
- Ein Tipp zum StartenWidget, Sperrbildschirm oder Uhr. Jede zusätzliche Hürde kostet nicht erfasste Stunden.
- Kunde, Projekt, Aufgabe mit StundensatzUnterschiedliche Kunden zahlen unterschiedliche Sätze. Die App muss das wissen, damit Sie am Monatsende nicht rechnen.
- Von der Stunde zur RechnungEine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG direkt aus den Stunden spart den Umweg über Word oder Excel.
- Export für die SteuerCSV oder PDF, damit Steuerberater oder Kunde den Stundennachweis bekommen.
- Wo die Daten liegenIhre Kundenliste und Ihre Sätze sind Geschäftsgeheimnisse. Konto und Cloud des Anbieters sind ein Abwägen, kein Detail.
- Funktioniert ohne NetzIm Zug, beim Kunden im Keller, im Ausland ohne Datentarif.
Die Rangliste
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
iTimeSheet
Zeiterfassung, Ausgaben und Rechnungen auf dem iPhone, ohne Konto
iTimeSheet ordnet jede Stunde in Kunde → Auftrag → Aufgabe ein, oder schlanker nur nach Kunde oder nur nach Projekt. Der Stundensatz vererbt sich vom Kunden über Auftrag und Aufgabe bis zum einzelnen Eintrag, den Sie überschreiben können. Der Timer startet mit einem Tipp, pausiert, wechselt mitten in der Arbeit den Auftrag und speichert den vorherigen Eintrag. Erinnerungen je Wochentag zur gewünschten Uhrzeit sorgen dafür, dass der Tag nicht leer bleibt; Woche, Monat und Suche helfen beim Nachtragen.
Ausgaben hängen am Auftrag, ab Essential mit eigenen Kategorien, in Pro mit Belegfoto und vierzehn Vorlagen. Essential exportiert frei konfigurierbare CSV-Dateien und PDF-Stundenzettel und überträgt Einträge in einen Apple-Kalender. Studio erzeugt Rechnungen mit Logo, fortlaufender Nummer je Jahr, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN, dazu Angebote, Abschlagsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen und eine monatliche Erinnerung an wiederkehrende Rechnungen.
Die Daten liegen in einer lokalen Datenbank auf dem iPhone, ohne Konto, ohne Server, ohne Werbung. Das Backup geht als Datei in Ihre iCloud. Die Kehrseite: nur iPhone und Apple Watch, keine Synchronisation auf andere Geräte, kein Team, keine Buchhaltungsanbindung, keine XRechnung und keine anpassbaren Rechnungsvorlagen.
Stärken
- Kunde, Auftrag, Aufgabe mit vererbtem Stundensatz
- Rechnungen mit deutschen Pflichtangaben, Angebote, Gutschriften, Mahnungen in Studio
- Kein Konto, keine Anbieter-Cloud, Backup in die eigene iCloud
- Gratis-Tarif zum Ausprobieren, Apple Watch in allen Tarifen
Grenzen
- Nur iPhone und Apple Watch: kein Mac, kein iPad, kein Android, kein Web
- Keine Synchronisation zwischen Geräten
- Ein Benutzer, keine Teamfunktionen
- Keine XRechnung, keine Buchhaltungsanbindung, keine Vorlagen
Ideal für: Selbstständige und Freiberufler, die allein arbeiten und Zeit, Ausgaben und Rechnungen an einem Ort auf dem iPhone halten wollen.
Preismodell: Gratis mit 3 Kunden und 2 Einträgen pro Tag, ohne Export. Essential 3,99 €/Monat oder 29,99 €/Jahr, Pro 6,99 €/Monat oder 49,99 €/Jahr, Studio 9,99 €/Monat oder 79,99 €/Jahr. Essential lässt sich 7 Tage (Monatsabo) oder 14 Tage (Jahresabo) testen, Pro 7 Tage; Studio hat keine Testphase, aber eine Rechnungsvorschau mit Wasserzeichen und Ihren echten Daten.
★★★★★ Meilleur outil que j’ai testéIch nutze sie seit 15 Jahren, und es ist ein Werkzeug, das sich anpasst und die beste Oberfläche bietet. Das Lästigste an meinen Tagen wird damit fast angenehm und vor allem sehr effizient.
übersetzt aus dem Französischen ·« Je l’utilise depuis 15 ans et c’est un outil qui s’adapte et qui offre la meilleure interface. Le truc le plus pénible de mes journées en devient presque agréable et surtout très efficace. »
Damien94200 · App-Store-Bewertung · France · 2026
Toggl Track
Der bekannte Cloud-Tracker, wenn die Auswertung im Browser stattfinden soll
Toggl Track ist die iPhone-Seite eines Cloud-Dienstes: Die App ist kostenlos, synchronisiert mit einem Toggl-Konto, und alles über die Grundauswertung hinaus passiert in der Web-App, mit kostenpflichtigen Tarifen. Wer am Rechner arbeitet und Zeiten am Mac, im Browser und auf dem Handy erfasst, ist hier besser bedient als mit iTimeSheet. Rechnungen gibt es in der iPhone-App nicht. 4,7 Sterne auf 1.477 Bewertungen im deutschen Store.
Stärken
- Synchronisation auf allen Geräten
- Kostenlose iPhone-App
- Ausführliche Berichte im Web
Grenzen
- Konto Pflicht, Daten beim Anbieter
- Keine Rechnungen in der iPhone-App
- Erweiterte Funktionen in Bezahltarifen
Ideal für: Wer überwiegend am Rechner arbeitet und Zeiten auf mehreren Geräten erfasst.
Preismodell: Gratis-iPhone-App, kostenpflichtige Web-Tarife
Clockify
Kostenloser Team-Tracker mit Freigaben
Clockify ist auf Teams ausgelegt, mit einem Gratis-Tarif für beliebig viele Nutzer. Ausgaben und Rechnungen gibt es in Bezahltarifen in der Web-App, dazu Freigaben von Stundenzetteln und GPS. Wenn mehrere Leute Zeiten erfassen und jemand sie freigibt, schlägt Clockify iTimeSheet deutlich. 4,5 Sterne auf 542 Bewertungen, Konto Pflicht.
Stärken
- Gratis für unbegrenzt viele Nutzer
- Freigaben und GPS
- Rechnungen in Bezahltarifen
Grenzen
- Konto und Anbieter-Cloud
- Rechnungen nur im Web und kostenpflichtig
- Für Einzelne viel Oberfläche
Ideal für: Kleine Teams, die Zeiten zentral sammeln und freigeben.
Preismodell: Gratis-Tarif, Bezahltarife
Harvest
Zeiten, Ausgaben und Rechnungen in der Cloud
Harvest kombiniert Zeiterfassung, Ausgaben mit Belegfoto und Rechnungen, arbeitet offline und synchronisiert danach. Die Bezahltarife werden je Nutzer abgerechnet. Der Unterschied zu iTimeSheet liegt im Speicherort und in der Synchronisation: Wer auf Mac und iPhone arbeitet, bekommt hier beides. 3,9 Sterne auf 70 Bewertungen im deutschen Store.
Stärken
- Zeiten, Ausgaben, Rechnungen in einem Dienst
- Belegfotos
- Offline mit späterer Synchronisation
Grenzen
- Konto, Daten beim Anbieter
- Tarife je Nutzer
- Niedrigere Bewertung im deutschen Store
Ideal für: Selbstständige und kleine Agenturen, die Rechnungen auf mehreren Geräten schreiben.
Preismodell: Gratis-Tarif, Bezahltarife
Tyme
Schön gestaltet, auf Mac, iPhone, iPad und Watch
Tyme läuft auf Mac, iPhone, iPad, Apple Watch und im Web, als Abo mit 14 Tagen Test, mit PDF- und CSV-Export. Ein Konto ist optional, die Daten liegen je nach Wahl auf dem Gerät oder beim Anbieter, DSGVO-konform nach eigener Beschreibung. Rechnungen erzeugt es nicht. Wer viel am Mac arbeitet, findet hier, was iTimeSheet nicht hat. 4,3 Sterne auf 168 Bewertungen.
Stärken
- Mac, iPad, iPhone, Watch und Web
- Konto optional
- PDF- und CSV-Export
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Abo
- Mittlere Bewertung im deutschen Store
Ideal für: Selbstständige, die zwischen Mac und iPhone wechseln und ein gut gestaltetes Werkzeug wollen.
Preismodell: Abo
Timemator
Einmalkauf ohne Konto, mit Live-Aktivität
Timemator wird einmal gekauft, braucht kein Konto, synchronisiert über iCloud, kennt Stundensätze und Einnahmen und erzeugt PDF-Berichte für Kunden, mit Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm. Rechnungen gibt es nicht. Für alle, die kein Abo wollen und ohnehin in einem anderen Programm abrechnen, ist das eine sehr gute Wahl. 4,7 Sterne auf 94 Bewertungen.
Stärken
- Einmalkauf, kein Abo
- Kein Konto, iCloud-Synchronisation
- PDF-Berichte für Kunden
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Ordner und Aufgaben statt Kunde und Projekt
- Keine Ausgaben laut Listing
Ideal für: Wer einen Einmalkauf will und Rechnungen anderswo schreibt.
Preismodell: Einmalkauf
atWork
Die Stechuhr für Angestellte, mit 22 Sprachen
atWork erfasst Stunden, Pausen, Überstunden und Lohn, mit Siri, Apple Watch, iCloud-Backup und Export als CSV, Excel oder PDF, ohne Konto. 4,6 Sterne auf über 33.000 Bewertungen machen sie zur meistbewerteten App hier. Für Selbstständige fehlen Rechnungen und Kundenstruktur, für Angestellte ist sie kaum zu schlagen.
Stärken
- Kein Konto, Apple Watch, Siri
- Excel- und PDF-Export
- 22 Sprachen
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Keine Belege
- Jobs statt Kunde und Projekt
Ideal für: Angestellte, die ihre Arbeitszeit und Überstunden selbst nachweisen.
Preismodell: Kostenlos mit In-App-Kauf
Im Vergleich
| App | Konto nötig | Wo Ihre Daten liegen | Rechnungen | Belegfotos | Plattformen | Preismodell | Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| iTimeSheet | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Ja (Studio) | Ja (Pro) | iPhone + Apple Watch | Gratis-Tarif, Bezahltarife | — |
| Toggl Track | Ja | Server des Anbieters | Nein | — | iPhone + Web/andere | Gratis-iPhone-App, kostenpflichtige Web-Tarife | 4.7 ★ (1 477) |
| Clockify | Ja | Server des Anbieters | — | — | iPhone + Web/andere | Gratis-Tarif, Bezahltarife | 4.5 ★ (542) |
| Harvest | Ja | Server des Anbieters | Ja | Ja | iPhone + Web/andere | Gratis-Tarif, Bezahltarife | 3.9 ★ (70) |
| Tyme | Optional | Ihr iPhone; Cloud optional | Nein | — | iPhone + Web/andere | Abo | 4.3 ★ (168) |
| Timemator | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Nein | — | iPhone + Apple Watch | Einmalkauf | 4.7 ★ (94) |
| atWork | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Nein | — | iPhone + Apple Watch | Kostenlos mit In-App-Kauf | 4.6 ★ (33 152) |
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
Ein Tag mit iTimeSheet
Ein gewöhnlicher Arbeitstag einer selbstständigen Übersetzerin mit drei Stammkunden.
8:30, erster Auftrag
Ein Tipp aufs Widget, der Timer läuft auf Kunde Agentur Weber, Auftrag Handbuch, zum Satz der Agentur.
11:00, Telefonat
Ein anderer Kunde ruft an. Auftrag wechseln, der Eintrag Handbuch ist gespeichert, das Telefonat läuft auf dem richtigen Kunden.
14:00, Zugfahrt
Kein Netz, kein Problem. Die Bahnfahrkarte wird als Ausgabe an den Auftrag gehängt.
18:00, Erinnerung
Die Erinnerung zur gewählten Uhrzeit fragt, ob der Tag vollständig ist. Ein vergessener Eintrag wird in der Tagesansicht nachgetragen.
Monatsende
Rechnungen-Tab: offener Betrag je Kunde, ein Tipp erzeugt das PDF mit allen Pflichtangaben. Die Auswertung zeigt Umsatz je Kunde und den Vergleich zum Vormonat.
Fragen, die mir gestellt werden
Funktioniert iTimeSheet ohne Internet?
Ja, vollständig. Alle Daten liegen auf dem iPhone, Timer, Einträge, Ausgaben und Rechnungen funktionieren offline. Die Apple Watch speichert Tipps zwischen, wenn das iPhone nicht erreichbar ist, und datiert sie nach. Internet braucht es nur für das iCloud-Backup und für den Kauf eines Abos.
Wo werden meine Daten gespeichert?
In einer lokalen SQLite-Datenbank auf Ihrem iPhone. Es gibt kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keinen Server beim Anbieter, kein Analyse-SDK und keine Werbung. Das iCloud-Backup ist eine Datei in Ihrer eigenen iCloud, sichtbar in der Dateien-App, ab Essential täglich automatisch. Eine Synchronisation auf Mac oder iPad gibt es nicht.
Erfüllt die Rechnung die deutschen Vorgaben?
Die Rechnung in Studio trägt die Pflichtangaben nach § 14 UStG: fortlaufende Nummer je Jahr, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., vollständige Anschriften und Bankverbindung, in der Sprache des Ausstellers. Erzeugte PDFs bleiben in der App archiviert, Korrekturen laufen über Gutschriften. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugt die App nicht; für die GoBD-konforme Ablage ist Ihre Buchhaltung zuständig.
Was kostet das für eine Person?
Gratis mit 3 Kunden und 2 Einträgen pro Tag. Essential 3,99 € im Monat oder 29,99 € im Jahr, Pro 6,99 € oder 49,99 €, Studio 9,99 € oder 79,99 € im deutschen Store. Die Abos laufen über Apple und werden in den Einstellungen des Apple-Kontos gekündigt. Eine Kündigung löscht oder sperrt keine Daten.
Ich bin Kleinunternehmer. Lohnt sich Studio?
Wenn Sie mehr als eine Handvoll Rechnungen im Monat schreiben, meistens ja, weil Stunden und Ausgaben ohne Abtippen auf die Rechnung kommen und überfällige Beträge sichtbar werden. Das deutsche Rechnungslayout druckt den Hinweis nach § 19 UStG, das Ergebnis sehen Sie vorab in der Rechnungsvorschau mit Wasserzeichen und Ihren echten Daten. Wenn Sie nur Stunden nachweisen, reicht Essential mit CSV- und PDF-Export.
Fazit
Für alle, die allein arbeiten und nach Stunden abrechnen, ist iTimeSheet die App, die ich zuerst installieren würde: ein Tipp zum Starten, Stundensätze je Kunde, Ausgaben am Auftrag und eine Rechnung mit deutschen Pflichtangaben, ohne dass Ihre Kundenliste je einen fremden Server sieht.
Wer im Team arbeitet, nimmt Clockify oder Toggl Track. Wer Mac und iPhone synchron braucht, Tyme oder Harvest. Wer kein Abo will, Timemator.