Die 6 besten Zeiterfassungs-Apps für selbstständige Berater auf dem iPhone: Tagessatz, Retainer und die Rechnung, die pünktlich rausgeht
Als selbstständiger Berater haben Sie selten nur ein Preismodell. Ein Kunde zahlt einen Tagessatz, ein anderer einen monatlichen Retainer für zehn Stunden, ein dritter ein Festbudget für ein Projekt. Am Monatsende müssen Sie wissen, ob der Retainer überzogen ist, und die Rechnungen müssen raus, bevor die Freigabeschleife beim Kunden beginnt. Die richtige App trägt alle drei Modelle und erinnert Sie an die Monatsrechnung.
2010 schrieb ein unabhängiger Berater, die App habe sein Leben deutlich leichter gemacht: Die Rechnungsstellung an seine Kunden sei früher ein Durcheinander gewesen, jetzt erfasse er alle Stunden. Damals konnte iTimeSheet noch keine Rechnungen schreiben. Seit 2026 kann sie es, und dieser Ratgeber ist für Leute wie ihn.
Gemeint sind selbstständige Berater, Interim-Manager und Coaches, die allein arbeiten und mehrere Preismodelle nebeneinander führen. Wer in einem Team arbeitet, findet bessere Werkzeuge im Ratgeber für Berater allgemein.
Sternzahlen aus dem deutschen App Store vom 15. Oktober 2026, die App auf Platz 1 ist meine eigene.
So habe ich sortiert
Für Selbstständige zählt, dass Zeit und Geld nicht in zwei Programmen auseinanderlaufen.
- Mehrere Preismodelle nebeneinanderTagessatz, Retainer und Stundensatz müssen in einer App getrennt auswertbar sein.
- Retainer-KontrolleWer zehn Stunden im Monat verkauft, muss am 20. wissen, wo er steht.
- Rechnung aus den StundenJedes Abtippen ist eine Fehlerquelle und ein verlorener Abend.
- Erinnerung an MonatsrechnungenRetainer werden monatlich fällig. Eine vergessene Rechnung ist ein zinsloser Kredit.
- Daten ohne fremde CloudIhre Kundenliste ist Ihr Geschäft.
Die Rangliste
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
iTimeSheet
Retainer, Tagessatz und Stundensatz in einer App, die Rechnung inklusive
iTimeSheet rechnet in Stundensätzen, die sich vom Kunden auf Projekt, Aufgabe und Eintrag vererben. Einen Tagessatz bilden Sie ab, indem Sie ihn durch Ihre übliche Tageslänge teilen und als Stundensatz am Kunden hinterlegen; einen eigenen Tagessatz-Modus hat die App nicht. Für Retainer legen Sie ein Projekt je Monat oder Vertrag an und sehen in der Auswertung, wie viele Stunden im laufenden Monat schon verbraucht sind, mit Vergleich zur Vorperiode.
In Studio zeigt der Rechnungen-Tab je Kunde den noch nicht abgerechneten Betrag und erzeugt das PDF mit Logo, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN und dem Rechnungsprofil des Kunden mit Zahlungsziel. Eine Mitteilung erinnert einmal im Monat um 9 Uhr an wiederkehrende Rechnungen, erzeugen tun Sie sie selbst. Überfällige Rechnungen erscheinen mit vorformulierter Mahn-E-Mail, und im Bericht stehen fällig und bezahlt nebeneinander.
Alles bleibt auf dem iPhone, ohne Konto und ohne Server. Die Grenzen: kein Mac, kein Web, keine Synchronisation, kein Retainer-Konto mit automatischem Übertrag, keine anpassbaren Rechnungsvorlagen, keine XRechnung.
Stärken
- Rechnung aus den Stunden mit Rechnungsprofil und Zahlungsziel
- Monatliche Erinnerung an wiederkehrende Rechnungen
- Retainer-Verbrauch in der Auswertung je Projekt
- Kein Konto, keine fremde Cloud
Grenzen
- Kein eigener Tagessatz-Modus, nur Stundensätze
- Kein Retainer-Konto mit Übertrag
- Kein Mac, kein Web, keine Synchronisation
- Keine Rechnungsvorlagen, keine XRechnung
Ideal für: Ein selbstständiger Berater mit mehreren Preismodellen, der Zeit und Rechnung an einem Ort will.
Preismodell: Gratis mit 3 Kunden und 2 Einträgen pro Tag. Essential 3,99 €/Monat oder 29,99 €/Jahr, Pro 6,99 €/Monat oder 49,99 €/Jahr, Studio 9,99 €/Monat oder 79,99 €/Jahr mit Rechnungen. Studio hat keine Testphase, aber eine Rechnungsvorschau mit Wasserzeichen und Ihren echten Daten.
★★★★★ Excellent applicationIch bin unabhängiger Berater, und diese App hat mein Leben so viel einfacher gemacht. Die Rechnungsstellung an meine Kunden war früher ein Durcheinander. Jetzt erfasse ich alle Stunden, und sie ist so einfach zu bedienen. Ein paar Kleinigkeiten wünsche ich mir noch, aber insgesamt 5/5.
übersetzt aus dem Englischen ·« I am an independent consultant and this application has made my life so much easier. Invoicing my customers used to be a mess. Now i keep track of all the hours and is so easy to use. Some minor things I want on it but over all 5/5. »
luisman69 · App-Store-Bewertung · United States · 2010
Tyme
Schön auf dem Mac, abgerechnet wird woanders
Tyme läuft auf Mac, iPhone, iPad, Watch und im Web, Abo mit 14 Tagen Test, PDF- und CSV-Export, Konto optional. Rechnungen erzeugt es nicht. Wer den Tag am Mac verbringt, bekommt hier die Synchronisation, die iTimeSheet fehlt. 4,3 Sterne auf 168 Bewertungen.
Stärken
- Mac und iPhone synchron
- Konto optional
- PDF- und CSV-Export
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Abo
- Mittlere Bewertung
Ideal für: Berater mit Mac-Schwerpunkt und separater Rechnungssoftware.
Preismodell: Abo
Timemator
Einmal kaufen, Einnahmen sehen
Timemator ist ein Einmalkauf ohne Konto, mit iCloud-Synchronisation, Stundensätzen, Einnahmen und PDF-Berichten für Kunden, dazu eine Live-Aktivität. Keine Rechnungen. Für alle, die kein Abo wollen, eine starke Wahl. 4,7 Sterne auf 94 Bewertungen.
Stärken
- Einmalkauf
- Kein Konto, iCloud-Synchronisation
- PDF-Berichte
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Ordner statt Kunde und Projekt
- Keine Ausgaben laut Listing
Ideal für: Berater ohne Abo-Lust, die Rechnungen anderswo schreiben.
Preismodell: Einmalkauf
Harvest
Rechnungen in der Cloud, auf allen Geräten
Harvest verbindet Zeiten, Ausgaben mit Belegfotos und Rechnungen, offline mit späterer Synchronisation, Tarife je Nutzer. Wer am Laptop abrechnet, ist hier besser bedient. 3,9 Sterne auf 70 Bewertungen.
Stärken
- Zeiten, Ausgaben, Rechnungen
- Synchronisation
- Belegfotos
Grenzen
- Konto und Cloud
- Tarife je Nutzer
- Niedrigere Bewertung
Ideal für: Berater, die Rechnungen am Laptop schreiben.
Preismodell: Gratis-Tarif, Bezahltarife
Toggl Track
Kostenlose App, Berichte im Web
Toggl Track ist auf dem iPhone kostenlos und synchronisiert mit einem Konto; erweiterte Berichte liegen in der Web-App mit Bezahltarifen. Keine Rechnungen in der iPhone-App. 4,7 Sterne auf 1.477 Bewertungen.
Stärken
- Kostenlose iPhone-App
- Synchronisation
- Web-Berichte
Grenzen
- Konto Pflicht
- Keine Rechnungen in der App
- Cloud des Anbieters
Ideal für: Berater, die Zeiten vor allem am Rechner auswerten.
Preismodell: Gratis-iPhone-App, kostenpflichtige Web-Tarife
Invoice Simple
Rechnungen ohne Zeiterfassung
Invoice Simple schreibt Rechnungen, Angebote und Quittungen in Sekunden, Testphase und Abo, 4,8 Sterne auf 1.239 Bewertungen. Ohne Zeiterfassung. Für Berater mit reinen Pauschalen ausreichend.
Stärken
- Sehr schnell
- Angebote
- Konto optional
Grenzen
- Keine Zeiterfassung
- Kein Retainer-Verbrauch
- Abo
Ideal für: Berater, die nur Pauschalen abrechnen.
Preismodell: Abo
Im Vergleich
| App | Konto nötig | Wo Ihre Daten liegen | Rechnungen | Belegfotos | Plattformen | Preismodell | Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| iTimeSheet | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Ja (Studio) | Ja (Pro) | iPhone + Apple Watch | Gratis-Tarif, Bezahltarife | — |
| Tyme | Optional | Ihr iPhone; Cloud optional | Nein | — | iPhone + Web/andere | Abo | 4.3 ★ (168) |
| Timemator | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Nein | — | iPhone + Apple Watch | Einmalkauf | 4.7 ★ (94) |
| Harvest | Ja | Server des Anbieters | Ja | Ja | iPhone + Web/andere | Gratis-Tarif, Bezahltarife | 3.9 ★ (70) |
| Toggl Track | Ja | Server des Anbieters | Nein | — | iPhone + Web/andere | Gratis-iPhone-App, kostenpflichtige Web-Tarife | 4.7 ★ (1 477) |
| Invoice Simple | Optional | Ihr iPhone; Cloud optional | Ja | — | iPhone + Web/andere | Abo | 4.8 ★ (1 239) |
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
Ein Tag mit iTimeSheet
Ein Monat mit drei Preismodellen.
1. Arbeitstag, 9:00
Die Mitteilung erinnert an die wiederkehrenden Rechnungen. Sie erzeugen die Retainer-Rechnung für die Agentur Lenz mit einem Tipp.
Dienstag, Workshop
Ganzer Tag bei Kunde Brandt zum Satz, der aus Ihrem Tagessatz abgeleitet ist.
Mittwoch, Retainer
Zwei Telefonate für Lenz, Timer vom Sperrbildschirm.
Am 20.
Die Auswertung zeigt: Lenz steht bei acht von zehn Stunden. Sie sagen es dem Kunden, bevor es überzogen ist.
Monatsende
Rechnung für Brandt aus dem Rechnungen-Tab. Zwei Wochen später ist sie bezahlt und als bezahlt markiert.
Fragen, die mir gestellt werden
Funktioniert die App ohne Netz beim Kunden?
Ja. Alles liegt auf dem iPhone. Timer und Einträge brauchen kein Netz, die Apple Watch speichert Tipps zwischen und datiert sie nach. Internet nur für das iCloud-Backup und den Abokauf.
Wo liegen meine Daten?
In einer lokalen Datenbank auf Ihrem iPhone, ohne Konto und ohne Server bei uns. Das Backup ist eine Datei in Ihrer eigenen iCloud, ab Essential täglich automatisch. Keine Synchronisation auf Mac oder iPad.
Wie sieht die Rechnung aus?
In Studio: PDF mit Logo, fortlaufender Nummer je Jahr, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Anschrift aus dem Rechnungsprofil des Kunden mit Zahlungsziel, IBAN und BIC, als Kleinunternehmer mit dem Hinweis nach § 19 UStG. Korrekturen über eine Gutschrift. Keine XRechnung, keine anpassbaren Vorlagen.
Was kostet das für einen Berater allein?
Gratis bis 3 Kunden und 2 Einträge am Tag. Essential 3,99 € im Monat oder 29,99 € im Jahr, Pro 6,99 € oder 49,99 €, Studio 9,99 € oder 79,99 € im deutschen Store. Rechnungen gibt es in Studio. Kündigung über das Apple-Konto, ohne Datenverlust.
Kann ich einen Tagessatz abrechnen?
Indirekt. iTimeSheet rechnet in Stundensätzen. Wenn Ihr Tagessatz für acht Stunden gilt, hinterlegen Sie ein Achtel davon als Stundensatz am Kunden; ein voller Tag ergibt dann den Tagessatz. Halbe Tage oder Pauschaltage ohne Bezug zur Dauer bildet die App nicht eigens ab.
Fazit
Für den selbstständigen Berater, der Zeit und Geld zusammenhalten will, ist iTimeSheet die erste Wahl: Retainer-Verbrauch sichtbar, Rechnung aus den Stunden, Erinnerung an die Monatsrechnung, und nichts in einer fremden Cloud.
Am Mac nehmen Sie Tyme oder Timemator, für Rechnungen auf mehreren Geräten Harvest.