Die 6 besten Zeiterfassungs-Apps für Fotografen auf dem iPhone: wissen, wie viele Stunden hinter einem Shooting stecken
Ein Shooting dauert vier Stunden, die Bildbearbeitung danach acht. Dazu kommen Anfahrt, Vorgespräch, Auswahl mit dem Kunden und die Lieferung der Galerie. Wer nur das Shooting im Kopf hat, verkauft seine Arbeit zum halben Preis. Die richtige App erfasst Shooting und Bearbeitung getrennt, hängt Fahrten und Parkgebühren an den Auftrag und holt die Anzahlung ein, bevor Sie den Termin blocken.
2008 schrieb ein Fotograf, er müsse wissen, wie er seine Zeit verbringe, und iTimeSheet erlaube ihm das sehr schnell; der Excel-Export per Mail sei eine sehr gute Idee. Er wartete damals auf das Statistikmodul. Heute zeigt die Auswertung Stunden und Umsatz je Kunde, und genau das wollte er.
Diese Liste ist für selbstständige Fotografen: Hochzeiten, Business-Porträts, Produktfotos, Immobilien. Studios mit Anfrage-Management und Kundengalerien finden die passenden Werkzeuge auf den Plätzen zwei und drei.
Sternzahlen aus dem deutschen App Store vom 15. Oktober 2026. Platz 1 ist meine eigene App.
So habe ich sortiert
Für Fotografen zählt die unsichtbare Zeit nach dem Shooting, danach habe ich sortiert.
- Shooting und Bearbeitung getrenntNur wer die Bearbeitungsstunden kennt, kann Pakete richtig kalkulieren.
- Anzahlung vor dem TerminEin geblockter Samstag ohne Anzahlung ist ein Risiko, wenn der Kunde absagt.
- Fahrten und Parken am AuftragLocation-Shootings kosten Anfahrt. Die gehört auf die Rechnung oder in die Kalkulation.
- KundenkommunikationVerträge, Fragebögen und Galerien sind ein eigenes Werkzeug. Wer sie braucht, sollte ehrlich ein Studio-Programm wählen.
- Daten auf dem eigenen GerätKundennamen und Hochzeitstermine sind privat.
Die Rangliste
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
iTimeSheet
Shooting, Bearbeitung und Anzahlung in einer App, ohne Konto
In iTimeSheet ist der Kunde oben, der Auftrag darunter (Hochzeit Meier, Porträts Firma Lux) und die Aufgaben Vorgespräch, Shooting, Bearbeitung, Auswahl. Die Bearbeitung starten Sie abends vom Widget, das Shooting von der Apple Watch, und die Auswertung zeigt Stunden und Umsatz je Kunde mit Aufschlüsselung je Auftrag. Nach zehn Hochzeiten wissen Sie, wie viele Bearbeitungsstunden eine Hochzeit wirklich hat.
Fahrten und Parkgebühren erfassen Sie in Pro mit den Vorlagen Kilometer und Parken und mit Belegfoto. In Studio schreiben Sie das Angebot, stellen nach Zusage eine Anzahlung als Abschlagsrechnung über 20, 30 oder 50 Prozent und wandeln das Angebot nach der Lieferung in die Rechnung um. Alle Rechnungen mit Logo und den Pflichtangaben nach § 14 UStG; als Kleinunternehmer druckt das deutsche Layout den Hinweis nach § 19 UStG.
Kein Konto, kein Server, die Daten liegen auf dem iPhone. Die Grenzen: keine Verträge, keine Fragebögen, keine Kundengalerie, keine Online-Zahlung, keine Buchungskalender, nur iPhone und Apple Watch, keine XRechnung.
Stärken
- Shooting und Bearbeitung als getrennte Aufgaben
- Anzahlung als Abschlagsrechnung aus dem Angebot in Studio
- Fahrten und Parken mit Vorlagen und Belegfoto in Pro
- Kein Konto, Kundendaten nur auf dem iPhone
Grenzen
- Keine Verträge, Fragebögen oder Galerien
- Keine Online-Zahlung, kein Buchungskalender
- Kein Mac für die Bearbeitung am Rechner
- Im deutschen Store noch ohne Bewertungen
Ideal für: Ein selbstständiger Fotograf, der seine echten Stunden je Auftrag kennen und Anzahlungen sauber abrechnen will.
Preismodell: Gratis mit 3 Kunden und 2 Einträgen pro Tag. Essential 3,99 €/Monat oder 29,99 €/Jahr, Pro 6,99 €/Monat oder 49,99 €/Jahr mit Belegfotos und Ausgabenvorlagen, Studio 9,99 €/Monat oder 79,99 €/Jahr mit Angeboten, Anzahlungen und Rechnungen. Studio hat keine Testphase, aber eine Rechnungsvorschau mit Wasserzeichen.
★★★★★ Tip top !Ich bin sehr zufrieden mit dieser Software. Als Fotograf muss ich wissen, wie ich meine Zeit verbringe, und Itimesheet ermöglicht mir das sehr schnell. Der Excel-Export per Mail ist eine sehr gute Idee. Ich warte jetzt auf das Statistikmodul mit …
übersetzt aus dem Französischen ·« Je suis tres content de ce logiciel. En tant que photographe, j ai besoin de savoir comment je depense mon temps et Itimesheet me permet de la faire tres rapidement. L export excel par mail est une tres bonne idee. J attend maintenant le module statistique avec les graphes pour visualiser la repartition de mes taches sur une periode donnee. Ps : merci au developpeur qui a repondu en moins de 24 heures a tous mes mails. Un vrai suivi ! »
Matador200 · App-Store-Bewertung · France · 2008
Studio Ninja
Das Studio-Programm mit Anfragen, Verträgen und Rechnungen
Studio Ninja ist Studioverwaltung für Fotografen: Anfragen, Angebote, Verträge und Rechnungen, als Abo mit Konto. Wer Hochzeiten von der Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag in einem Werkzeug führen will, ist hier besser bedient als mit iTimeSheet. Im deutschen Store 5,0 Sterne auf 1 Bewertung.
Stärken
- Anfragen, Verträge, Rechnungen
- Für Fotografen gebaut
- Angebote
Grenzen
- Abo und Konto
- Daten beim Anbieter
- Kaum Bewertungen im deutschen Store
Ideal für: Fotografen mit vielen Anfragen und Vertragsabschlüssen.
Preismodell: Abo
Pixieset Studio Manager
Buchungen, Verträge und Zahlungen
Pixieset Studio Manager bietet Buchungen, Verträge, Fragebögen und Zahlungen, mit Gratis-Tarif und Bezahltarifen, Konto erforderlich. Wer Kunden online buchen und zahlen lassen will, findet hier, was iTimeSheet bewusst nicht anbietet. 5,0 Sterne auf 3 Bewertungen.
Stärken
- Buchungen und Zahlungen
- Verträge und Fragebögen
- Gratis-Tarif
Grenzen
- Konto und Cloud
- Zeiterfassung nicht der Kern
- Wenige Bewertungen im deutschen Store
Ideal für: Fotografen, die Buchung und Zahlung online abwickeln wollen.
Preismodell: Gratis-Tarif, Bezahltarife
Zoho Invoice
Kostenlose Rechnungen mit Projektzeit
Zoho Invoice ist kostenlos und bietet Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerungen, ein Kundenportal und Zeiterfassung je Projekt, mit Belegfotos. Es braucht ein Zoho-Konto. Beim Preis schlägt es iTimeSheet Studio, beim Speicherort nicht. 4,8 Sterne auf 186 Bewertungen.
Stärken
- Kostenlos
- Rechnungen, Angebote, Erinnerungen
- Kundenportal
Grenzen
- Zoho-Konto nötig
- Daten beim Anbieter
- Zeiterfassung nicht im Mittelpunkt
Ideal für: Fotografen, die kostenlos abrechnen wollen und ein Konto akzeptieren.
Preismodell: Kostenlos
Invoice Simple
Schnell eine Rechnung nach dem Shooting
Invoice Simple schreibt Rechnungen, Angebote und Quittungen in Sekunden, Testphase und Abo, 4,8 Sterne auf 1.239 Bewertungen. Keine Zeiterfassung, also kein Blick auf die Bearbeitungsstunden.
Stärken
- Sehr schnell
- Angebote
- Konto optional
Grenzen
- Keine Zeiterfassung
- Keine Nachkalkulation
- Abo
Ideal für: Fotografen mit festen Paketpreisen.
Preismodell: Abo
Timemator
Bearbeitungsstunden ohne Abo
Timemator ist ein Einmalkauf ohne Konto, mit iCloud-Synchronisation, Stundensätzen, Einnahmen und PDF-Berichten. Keine Rechnungen. Für die reine Erfassung der Bearbeitungszeit gut. 4,7 Sterne auf 94 Bewertungen.
Stärken
- Einmalkauf
- Kein Konto
- PDF-Berichte
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Ordner statt Kunde und Auftrag
- Keine Ausgaben laut Listing
Ideal für: Fotografen, die nur die Bearbeitungszeit messen wollen.
Preismodell: Einmalkauf
Im Vergleich
| App | Konto nötig | Wo Ihre Daten liegen | Rechnungen | Belegfotos | Plattformen | Preismodell | Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| iTimeSheet | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Ja (Studio) | Ja (Pro) | iPhone + Apple Watch | Gratis-Tarif, Bezahltarife | — |
| Studio Ninja | Ja | Server des Anbieters | Ja | — | iPhone + Web/andere | Abo | 5.0 ★ (1) |
| Pixieset Studio Manager | Ja | Server des Anbieters | Ja | — | iPhone + Web/andere | Gratis-Tarif, Bezahltarife | 5.0 ★ (3) |
| Zoho Invoice | Ja | Server des Anbieters | Ja | Ja | iPhone + Web/andere | Kostenlos | 4.8 ★ (186) |
| Invoice Simple | Optional | Ihr iPhone; Cloud optional | Ja | — | iPhone + Web/andere | Abo | 4.8 ★ (1 239) |
| Timemator | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Nein | — | iPhone + Apple Watch | Einmalkauf | 4.7 ★ (94) |
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
Ein Tag mit iTimeSheet
Eine Hochzeit von der Anfrage bis zur Rechnung.
Im Frühjahr, Zusage
Angebot an das Paar Meier in Studio. Nach der Zusage eine Anzahlung als Abschlagsrechnung, erst dann ist der Samstag geblockt.
Samstag, Shooting
Timer von der Watch auf Aufgabe Shooting. Parkgebühr mit der Vorlage Parken und Foto in Pro.
Die Woche danach
Abends vom Widget: Aufgabe Bearbeitung. Jeder Abend landet auf derselben Hochzeit.
Galerie geliefert
Das Angebot wird zur Rechnung, mit Rechnungsnummer und Leistungsdatum; die bezahlte Anzahlung ziehen Sie selbst ab.
Nach der Saison
Die Auswertung zeigt Stunden je Hochzeit. Das nächste Paket wird mit den echten Bearbeitungsstunden kalkuliert.
Fragen, die mir gestellt werden
Funktioniert die App auf einer Location ohne Netz?
Ja. Alles liegt auf dem iPhone, Timer und Einträge brauchen kein Netz. Die Apple Watch speichert Tipps zwischen und datiert sie nach. Internet nur für das iCloud-Backup und den Abokauf.
Wo liegen die Daten meiner Kunden?
In einer lokalen Datenbank auf Ihrem iPhone, ohne Konto und ohne Anbieter-Server. Das Backup ist eine Datei in Ihrer eigenen iCloud, ab Essential täglich automatisch. Fotos Ihrer Shootings verwaltet die App nicht, nur Belegfotos zu Ausgaben.
Wie funktioniert die Anzahlung?
In Studio wird das angenommene Angebot zur Grundlage einer Abschlagsrechnung über 20, 30 oder 50 Prozent. Sie trägt fortlaufende Nummer, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr. und als Kleinunternehmer den Hinweis nach § 19 UStG. Die Schlussrechnung entsteht später aus dem Angebot und zieht die Anzahlung nicht automatisch ab, das berücksichtigen Sie selbst. Online-Zahlung bietet die App nicht, der Kunde überweist auf Ihre IBAN.
Was kostet das für einen Fotografen allein?
Gratis bis 3 Kunden und 2 Einträge am Tag. Essential 3,99 € im Monat oder 29,99 € im Jahr, Pro 6,99 € oder 49,99 €, Studio 9,99 € oder 79,99 € im deutschen Store. Anzahlungen und Rechnungen gibt es in Studio. Kündigung über das Apple-Konto, ohne Datenverlust.
Ich bearbeite am Mac. Wie erfasse ich die Zeit dort?
Mit dem iPhone oder der Apple Watch neben der Tastatur: ein Tipp aufs Widget oder die Uhr, und die Bearbeitung läuft. Eine Mac-Version gibt es nicht. Wer den Timer in der Menüleiste des Macs braucht, ist mit Timemator besser bedient und schreibt die Rechnung anderswo.
Fazit
Für den selbstständigen Fotografen, der wissen will, was ein Auftrag wirklich kostet, ist iTimeSheet die erste Wahl: Shooting und Bearbeitung getrennt, Anzahlung vor dem Termin, Rechnung ohne Abtippen.
Wer Anfragen, Verträge und Online-Zahlung braucht, nimmt Studio Ninja oder Pixieset, wer kostenlos abrechnen will, Zoho Invoice.