Die 6 besten Zeiterfassungs-Apps für Schlüsseldienste auf dem iPhone: Nachtzuschlag, den der Kunde nachvollziehen kann
Beim Schlüsseldienst entscheidet sich der Ruf in der Nacht. Um 2 Uhr steht jemand im Treppenhaus vor der zugefallenen Tür, Sie öffnen in zwanzig Minuten, und am Ende zählt, ob die Rechnung nachvollziehbar ist. Arbeitszeit, Anfahrt, Nachtzuschlag, ein neuer Zylinder. Die richtige App hält jeden Posten mit Uhrzeit fest, setzt den Nachtsatz am Einsatz und erstellt die Rechnung mit allen Pflichtangaben noch vor Ort.
Eine der ältesten Bewertungen kam 2009 aus Irland, fünf Sterne, drei Sätze: einfach zu bedienen, wirksam, das Geld wert. Mehr braucht ein Schlüsseldienst um 2 Uhr nachts auch nicht. Keine App, die erst lädt, keine Anmeldung, nur ein Tipp.
Diese Liste ist für den selbstständigen Schlüsseldienst, der Türöffnungen, Schließanlagen und Einbruchschutz anbietet. Betriebe mit mehreren Notdienstfahrern finden ihre Werkzeuge auf den Plätzen zwei und drei.
Sternzahlen aus dem deutschen App Store vom 15. Oktober 2026, und Platz 1 ist meine eigene App.
So habe ich sortiert
Im Schlüsseldienst entscheidet die Nachvollziehbarkeit der Rechnung, also habe ich danach sortiert.
- Nachtzuschlag am EinsatzEin Einsatz um 2 Uhr läuft zu einem anderen Satz. Der muss am Eintrag stehen, nicht im Kopf.
- Uhrzeit und Dauer belegbarWer im Zweifel nachweisen kann, wann er kam und ging, hat bei Rückfragen die besseren Karten.
- Rechnung vor OrtDer Kunde will das Papier sofort. Ein PDF vom iPhone mit allen Pflichtangaben ist das Minimum.
- Zylinder und Beschläge auf der RechnungDas Material muss als eigener Posten erscheinen, nicht in einer Pauschale verschwinden.
- Ein Tipp in der NachtSperrbildschirm oder Uhr, ohne Suchen.
Die Rangliste
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
iTimeSheet
Notdienstsatz am Einsatz, Zylinder als Posten, Rechnung vom iPhone
Für einen Schlüsseldienst reicht oft die schlanke Struktur: Kunde und Einsatz, ohne weitere Ebenen, denn die Hierarchie in iTimeSheet lässt sich auf Kunde oder Projekt reduzieren. Für Hausverwaltungen mit Rahmenvertrag legen Sie den Satz am Kunden fest, beim nächtlichen Einsatz überschreiben Sie den Satz am einzelnen Eintrag. Start und Stopp vom Sperrbildschirm oder der Apple Watch, mit Uhrzeit gespeichert.
Zylinder, Beschläge und Anfahrt erfassen Sie als Ausgaben am Einsatz, in eigenen Kategorien oder mit den Pro-Vorlagen für Kilometer und Parken; Pro ergänzt das Belegfoto. In Studio erzeugt der Rechnungen-Tab das PDF mit Logo, fortlaufender Nummer je Jahr, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und einem Freitext für Zahlungshinweise. Bleibt die Rechnung offen, erscheint sie als überfällig mit vorformulierter Mahn-E-Mail.
Kein Konto, kein Server, die Daten bleiben auf dem iPhone. Die Grenzen: kein Kartenzahlungsterminal, keine Einsatzvermittlung, ein Benutzer, keine XRechnung, nur iPhone und Apple Watch.
Stärken
- Notdienstsatz am einzelnen Eintrag, Rahmensatz am Kunden
- Zylinder und Anfahrt als eigene Posten
- Rechnung mit Pflichtangaben als PDF in Studio
- Start in der Nacht mit einem Tipp, auch von der Watch
Grenzen
- Keine Kartenzahlung in der App
- Ein Benutzer, keine Notdienstplanung
- Keine XRechnung, keine Buchhaltungsanbindung
- Im deutschen Store noch ohne Bewertungen
Ideal für: Ein selbstständiger Schlüsseldienst mit Notdienst, der jede Rechnung nachvollziehbar machen will.
Preismodell: Gratis mit 3 Kunden und 2 Einträgen pro Tag, im Notdienst schnell zu knapp. Essential 3,99 €/Monat oder 29,99 €/Jahr, Pro 6,99 €/Monat oder 49,99 €/Jahr, Studio 9,99 €/Monat oder 79,99 €/Jahr mit Rechnungen. Studio hat keine Testphase, aber eine Rechnungsvorschau mit Wasserzeichen.
★★★★★ Easy to use, effectiveIch habe vor, sie für meine gesamte Zeiterfassung zu nutzen, weil sie wirklich gut funktioniert. Das Geld absolut wert. Schön.
übersetzt aus dem Englischen ·« I intend to use it for all my tracking as it works really nicely. Well worth the money. Nice. »
GaiusCoffey · App-Store-Bewertung · Ireland · 2009
HERO
Für den Betrieb mit mehreren Monteuren
HERO bündelt Dokumentation, digitale Unterschrift, Projekte und Mitarbeiterzeiten, kostenloser Einstieg, 4,4 Sterne auf über 2.800 Bewertungen. Die Unterschrift des Kunden auf dem Handy kann bei einer Türöffnung wertvoll sein, und das bietet iTimeSheet nicht. Konto und Anbieter-Server.
Stärken
- Unterschrift des Kunden
- Dokumentation
- Mitarbeiterzeiten
Grenzen
- Konto und Cloud
- Für Teams gebaut
- Für Einzelne viel Verwaltung
Ideal für: Ein Schlüsseldienst mit mehreren Monteuren.
Preismodell: Gratis-Tarif, Bezahltarife
CRAFTBOXX
Einsatzplanung für den Notdienst
CRAFTBOXX plant Einsätze, dokumentiert und erfasst Zeiten der Mitarbeiter. Wer mehrere Fahrer im Notdienst verteilt, braucht genau das. Keine Rechnungen, Abo mit Konto, 4,4 Sterne auf 478 Bewertungen.
Stärken
- Einsatzplanung
- Dokumentation
- Mitarbeiterzeiten
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Abo und Konto
- Nichts für Alleinarbeiter
Ideal für: Ein Betrieb mit mehreren Notdienstfahrern.
Preismodell: Abo
Invoice Simple
Festpreisrechnung in Sekunden
Invoice Simple schreibt Rechnungen, Angebote und Quittungen sehr schnell, Testphase und Abo, 4,8 Sterne auf 1.239 Bewertungen. Wer Türöffnungen nur zum Festpreis abrechnet, braucht keine Zeiterfassung. Für Nachtzuschläge nach Zeit fehlt sie aber.
Stärken
- Sehr schnell
- Quittungen
- Konto optional
Grenzen
- Keine Zeiterfassung
- Keine Belege je Einsatz
- Abo
Ideal für: Ein Schlüsseldienst mit reinen Festpreisen.
Preismodell: Abo
Tradify
Auftragsverwaltung mit Buchhaltungsanbindung
Tradify bietet Angebote, Planung, Rechnungen und Stundenzettel für eine bis zwanzig Personen, mit QuickBooks- und Xero-Anbindung. Im deutschen Store hat es erst eine Bewertung; deutsche Pflichtangaben habe ich nicht geprüft. Abo mit Konto.
Stärken
- Planung und Rechnungen
- Xero und QuickBooks
- Stundenzettel
Grenzen
- Abo und Konto
- 1 Bewertung im deutschen Store
- Deutsche Pflichtangaben nicht geprüft
Ideal für: Ein Schlüsseldienst, der mit Xero oder QuickBooks bucht.
Preismodell: Abo
atWork
Bereitschaft und Überstunden für Angestellte
atWork zählt Stunden, Pausen, Überstunden und Lohn, mit Siri, Apple Watch, iCloud-Backup und Export, ohne Konto. 4,6 Sterne auf über 33.000 Bewertungen. Keine Rechnungen.
Stärken
- Kein Konto
- Apple Watch und Siri
- Excel- und PDF-Export
Grenzen
- Keine Rechnungen
- Keine Belege
- Keine Kunden
Ideal für: Ein angestellter Monteur im Notdienst.
Preismodell: Kostenlos mit In-App-Kauf
Im Vergleich
| App | Konto nötig | Wo Ihre Daten liegen | Rechnungen | Belegfotos | Plattformen | Preismodell | Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| iTimeSheet | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Ja (Studio) | Ja (Pro) | iPhone + Apple Watch | Gratis-Tarif, Bezahltarife | — |
| HERO | Ja | Server des Anbieters | — | — | iPhone + Web/andere | Gratis-Tarif, Bezahltarife | 4.4 ★ (2 819) |
| CRAFTBOXX | Ja | Server des Anbieters | Nein | — | iPhone + Web/andere | Abo | 4.4 ★ (478) |
| Invoice Simple | Optional | Ihr iPhone; Cloud optional | Ja | — | iPhone + Web/andere | Abo | 4.8 ★ (1 239) |
| Tradify | Ja | Server des Anbieters | Ja | — | iPhone + Web/andere | Abo | 5.0 ★ (1) |
| atWork | Nein | Ihr iPhone (Ihre iCloud als Backup) | Nein | — | iPhone + Apple Watch | Kostenlos mit In-App-Kauf | 4.6 ★ (33 152) |
App-Store-Bewertungen abgerufen am 15. Oktober 2026 (deutschen App Store).
Ein Tag mit iTimeSheet
Eine Nacht im Notdienst mit iTimeSheet.
1:45, Anruf
Tür zugefallen im dritten Stock. Neuer Kunde in der App, Timer vom Sperrbildschirm gestartet, als Sie losfahren.
2:10, vor Ort
Die Tür ist in zwanzig Minuten offen. Am Eintrag setzen Sie den Nachtsatz.
2:35, Zylinder
Der alte Zylinder ist beschädigt, ein neuer wird eingebaut. Ausgabe am Einsatz, mit Foto in Pro.
2:45, Rechnung
Rechnungen-Tab, ein Tipp: PDF mit Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer und IBAN, das Sie dem Kunden direkt schicken.
Zwei Wochen später
Noch nicht bezahlt. Die Rechnung steht als überfällig, die Mahn-E-Mail ist vorformuliert.
Fragen, die mir gestellt werden
Funktioniert die App im Keller oder Treppenhaus ohne Netz?
Ja. Alles liegt auf dem iPhone, Timer und Einträge brauchen kein Netz. Die Apple Watch speichert Tipps zwischen. Internet nur für das iCloud-Backup, den Abokauf und natürlich den E-Mail-Versand der Rechnung.
Was steht auf der Rechnung?
In Studio: fortlaufende Nummer je Jahr, Leistungsdatum, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Anschriften, Bankverbindung, als Kleinunternehmer der Hinweis nach § 19 UStG, dazu Stunden und Ausgaben wie Zylinder oder Anfahrt. Korrekturen laufen über eine Gutschrift, die die Rechnung storniert. Eine XRechnung erzeugt die App nicht, und Kartenzahlung nimmt sie nicht an.
Wo liegen meine Kundendaten?
In einer lokalen Datenbank auf Ihrem iPhone, ohne Konto und ohne Server bei uns. Das Backup ist eine Datei in Ihrer eigenen iCloud, ab Essential täglich automatisch.
Was kostet das für einen Schlüsseldienst allein?
Gratis bis 3 Kunden und 2 Einträge am Tag. Essential 3,99 € im Monat oder 29,99 € im Jahr, Pro 6,99 € oder 49,99 €, Studio 9,99 € oder 79,99 € im deutschen Store. Rechnungen gibt es in Studio. Kündigung über das Apple-Konto, ohne Datenverlust.
Wie trenne ich Tages- und Nachtsatz sauber?
Den üblichen Satz setzen Sie am Kunden oder Auftrag, und beim Nachteinsatz überschreiben Sie den Satz am einzelnen Eintrag. Die Einträge mit Uhrzeit und Dauer bleiben in der App belegbar, falls der Kunde nachfragt. Einen automatischen Zuschlag nach Uhrzeit berechnet die App nicht, den Satz wählen Sie selbst.
Fazit
Für den selbstständigen Schlüsseldienst ist iTimeSheet die App, mit der jede Nacht eine nachvollziehbare Rechnung hinterlässt: Nachtsatz am Einsatz, Zylinder als Posten, PDF vor Ort.
Wer mehrere Fahrer einteilt, nimmt CRAFTBOXX oder HERO.